Inzet van E-POS voor de intake van nieuwe patiënten

Het Heelkunde instituut is een Nederlandse kliniek die de focus legt op galblaasoperaties en liesbreuken. Een van de onderscheidende kenmerken van de kliniek is de korte wachtlijst. Dit krijgt deze kliniek voor elkaar doordat efficiëntie en automatisering één van de grote speerpunten zijn van de kliniek.  

Om die reden heeft het Heelkunde instituut ervoor gekozen om niet alleen het preoperatieve traject, maar ook de intakescreening van patiënten te automatiseren. 

 Dat werkt als volgt: 

1. Patiënten melden zich via de website of zorgbemiddelaar aan bij het Heelkunde Instuut. Hierna ontvangt de patiënt een gebruiksvriendelijke online vragenlijst. 
2. Nadat de vragenlijst is ingevuld maakt het E-POS algoritme een rapport voor de arts met daarin de ASA-classificatie, contra-indicatie en gewenste vervolgonderzoeken. 
3. Als de patiënt binnen de operatiescope valt wordt deze uitgenodigd voor een vervolgconsult.
4. Als de patiënt niet binnen de criteria valt, kan het Heelkunde Instituut de patiënt doorverwijzen. 
5. Patiënten die hierna geopereerd mogen worden, hoeven hierna geen preoperatieve vragenlijst meer in te vullen. 

Door inzet van de software hoeven patiënten niet meer overbodig naar de kliniek te komen én krijgen ze te horen wat de vervolgstappen zijn.

Inzet van E-POS voor triage bij het inloopspreekuur

Bergman Clinics is een van de grootste focusklinieken in Nederland. Op meer dan 75 locaties verlenen ze zorg. Door gespecialiseerde en planbare zorg aan te bieden, die meestal vergoed worden door zorgverzekeraars, kunnen patiënten snel en toegankelijk behandeld worden. 

Bergman Clinics legt de focus op patiëntvriendelijkheid. Zo hanteren ze binnen Bergman Naarden (bewegingszorg) een One-Stop-Shop. Dat houdt in dat patiënten na het verkrijgen van een indicatie voor een operatie gelijk een preoperatieve screening kunnen krijgen door een anesthesiemedewerker. In de meeste gevallen kan de patiënt hierna goedgekeurd worden voor de operatie.

Om deze werkwijze nog patiëntvriendelijker te maken, maakt Bergman Clinics in Naarden gebruik van E-POS om het inloopspreekuur te faciliteren.

E-POS in combinatie met het inloopspreekuur werkt als volgt:

1.    Als de patiënt een indicatie krijgt voor een operatie mag de patiënt doorlopen naar een wachtruimte waar de E-POS vragenlijst op een tablet mag worden ingevuld.

2.    Als de tablet wordt ingeleverd bij de baliemedewerker vertelt E-POS of de patiënt mag doorlopen naar de prikkamer en het POS consult. In andere gevallen krijgt de patiënt te horen dat ze naar huis mogen en later gebeld worden met aanvullende preoperatieve vragen.

3.    Tijdens het spreekuur heeft de anesthesiemedewerker alle relevante informatie bij de hand, om direct aanvullende vragen te stellen. Daarnaast zijn patiënten door E-POS al geïnformeerd over het nuchterbeleid en de toepasbare anesthesietechnieken.

4.    Hierna kan hij of zij de E-POS vragenlijst op een tablet in de wachtruimte Invullen. Door het invullen van deze vragenlijst krijgt de arts direct alle relevante gezondheidsinformatie van de patiënt terwijl deze nog op locatie is.

Deze werkwijze bespaart tijd voor zowel de patiënt als de zorgverlener. Daarnaast weten patiënten beter wat er tijdens het consult en preoperatieve traject van hen verwacht wordt.

Al met al biedt het gebruik van de E-POS vragenlijst bij Bergman Clinics Bewegen dus vele voordelen voor zowel de patiënt als de arts. Door deze efficiënte werkwijze wordt sneller en effectiever de gezondheidstoestand in kaart gebracht en kan er direct sneller worden met de voorbereidingen voor de OK.

Inzet van E-POS voor het screenen van patiënten vanuit huis.

Een andere kliniek die E-POS inzet voor optimalisatie van het POS-proces is FlexClinics. FlexClinics houdt zich bezig zowel orthopedische als plastische ingrepen. Deze kliniek onderscheidt zich van anderen doordat ze bewust een kleine schaal hanteren.

Hierdoor houdt FlexClinics korte lijnen met de patiënt en bieden ze de gelegenheid om in een prettige omgeving geopereerd te worden.

Bij de start van de oprichting van de kliniek heeft Peter van Aggelen, anesthesioloog & eigenaar, gekozen om direct alle kritische bedrijfsprocessen onder de loep te nemen. Het POS proces is hier onderdeel van.

Patiënten die bij FlexClinics geopereerd worden maken gebruik van de preoperatieve screening software van NovaCair.

Dat werkt bij Flexclinics als volgt:

1.    Als een patiënt een indicatie voor een operatie gekregen heeft mag hij of zij naar huis. Hier kan men in alle rust in een vertrouwde omgeving de online vragenlijst invullen en de informatievideo’s bekijken.  

2.    Nadat de vragenlijst is ingevuld bekijkt de anesthesioloog het rapport en triage advies via een taak in het EPD. In de meeste gevallen worden patiënten gebeld voor aanvullende vragen.

3.    Nadat de screening is afgerond maakt E-POS automatisch een samenvatting van de gezondheidstoestand die gebruikt wordt op de dag van de OK. Hierdoor heeft de specialist een volledig beeld van de gezondheid, zonder dat hier veel administratie voor nodig is.

Deze werkwijze scheelt de patiënt onnodige reisbewegingen en creëert voor de kliniek een veilige manier om de patiënt voor te bereiden op de operatie.

Wat levert E-POS de klinieken op?  

Als eerste levert het klinieken tevreden patiënten op. De patiënt ervaart het proces als prettig en comfortabel doordat deze alles digitaal en vanuit een passende (thuis)omgeving kan doorlopen. Patiënten hebben daarnaast geen extra reistijd wanneer dit niet nodig is.

Voor klinieken biedt E-POS een stukje patiëntervaring en extra service aan. Ook helpt E-POS klinieken bij het realistisch inrichten van de van de agenda door de tijdsindicatie en soort vervolgconsult vooraf te bepalen. Doordat je een volledig inzicht krijgt in de gezondheidstoestand voor het eerste consult, kan je namelijk per patiënt de planning aanpassen.

Als laatste bespaart een kliniek geld met het automatiseren van het preoperatieve intakeproces. Doordat klinieken patiënten in de ASA 1 & 2 classificeren is de behoefte aan fysieke consulten aanzienlijk lager. In veel gevallen is er hierdoor geen poliklinisch consult meer nodig. De consulten die toch doorgang vinden verlopen stukken efficiënter.